Telefonos emlékeztetők, papíralapú naptár, okosóra – a legtöbben már többféle módszert és platformot kipróbáltak a jobb időgazdálkodásra. Ha pár napig, hétig be is tudjuk tartani az új saját szabályainkat, valahogyan egy idő után mégis kicsúszik a kezünkből az irányítás, és ismét túlterheltnek és stresszesnek érezzük magunkat. A TOPdesk most összegyűjtötte a leggyakoribb okokat, amiért hiába próbáljuk, valahogy mégsem tudjuk jól beosztani az időnket.
- Nem működnek a listáink
Ha már előfordult, hogy a teendőink listájának nem értünk a nap végén a végére, valószínűleg eleve rosszul álltunk neki a folyamatnak. A to-do lista elkészítésekor priorizáljuk a feladatainkat egy skálán – pl. 1-4-ig –, és külön jelöljük meg a maximum 5 perc alatt elvégezhető feladatokat. Először szánjunk fél órát ezekre a rövid feladatokra, majd haladjunk tovább a legfontosabbakkal. A listakészítéskor legyünk minél specifikusabbak és aprólékosabbak.
- Pufferidő
Sokan esnek abba a hibába is, hogy reggeltől estig teleírják a naptárjukat, és nem hagynak időt a váratlan eseményeknek. Ilyen esetben egy kisebb csúszás is könnyen dominóeffektust indíthat el, és az egész napi menetrendet felboríthatja. A pufferidő beépítése alapvető fontosságú, ha hosszú távon fenntartható módszert keresünk a hatékony időgazdálkodásra.
- Zavaró tényezők
Az okostelefonunk görgetése, a napközbeni ügyintézés a mobilunkon, a folyamatosan beáramló e-mailek és értesítések észrevétlenül zilálják szét a napjainkat. A külső ingerek ráadásul meggátolják azt is, hogy ún. flow állapotba kerüljünk, azaz 100%-ban el tudjunk merülni egy feladatban. Éppen ezért használjunk ki minden eszközt és módszert, ami keretek közé szoríthatja a mobilhasználatunkat. Ilyen például a fókusz mód, ami kikapcsolja a kiválasztott alkalmazásoktól érkező értesítéseket, és ha még ez sem segít, egyszerűen tegyük le a mobilt a szoba egy távolabbi pontján.
- Nem használjuk ki a technológiai lehetőségeket
A rendszerezésben számos szoftver is a segítségünkre lehet. A hétköznapokban egy mobilalkalmazás – ilyen például a Todoist vagy az Any.do –, a munkahelyen pedig egy szolgáltatásmenedzsment-rendszer – ilyen a TOPdesk – lehet a segítségünkre, ami megkönnyíti a feladatok átlátható szervezését, priorizálását és nyomon követését. Ezek a rendszerek segítenek a határidők betartásában is: az automatikus emlékeztetők, státuszjelentések és munkafolyamat-követők révén a projektek csapatban is könnyebben kezelhetők, így jobban be tudjuk osztani az időnket, és a valóban fontos feladatokra koncentrálhatunk.
- Halogatás
Ha hajlamosak vagyunk halogatni, jó taktika lehet, ha ahelyett, hogy elejétől a végéig meg akarnánk csinálni valamit, csak annyit mondunk magunknak: a következő tíz percet azzal töltjük, hogy belekezdünk a feladatba. A halogatás egyik oka ugyanis az, hogy túl nagynak érezzük az előttünk álló feladatot, a túl nagy elvárás miatt pedig elkezdünk szorongani. Könnyen lehet, hogy a 10 perc, amit az elkezdésére rászánunk, át is fog lendíteni minket ezen az állapoton, és végül tényleg befejezzük, amit elkezdtünk.
- Nem tudunk nemet mondani
Ha folyamatosan túlvállaljuk magunkat, az hosszú távon kapkodáshoz és hanyag munkavégzéshez vezethet. Mielőtt elvállalunk valamit, gondoljunk végig három szempontot: hogy van-e időnk a feladatra, hogy tényleg mi vagyunk-e a megfelelő emberek az elvégzésére, illetve, hogy a kérés illeszkedik-e a valós célkitűzéseinkhez. Ha ezek közül bármelyikre is nemleges a válasz, akkor kedvesen, de egyértelműen mondjunk nemet a feladatra.
- Multitasking
Mára számos kutatás bizonyította, hogy az évekig idealizált multitasking valójában nem teszi hatékonyabbá a munkavégzést – sőt, ennek épp az ellenkezője az igaz. A feladatok közötti ugrálás sokkal fárasztóbb az agyunk számára, mint ha egyszerre csak egy feladatra koncentrálnánk, ezért sokkal hamarabb kimerültnek is érezhetjük magunkat a nap során. Ha inkább reggel és délelőtt vagyunk éberek és energikusak, időzítsük erre a napszakra a koncentrációt igénylő, nagyobb feladatokat. Ha tudjuk, hogy ebéd után rendszeresen elálmosodunk, intézzük ilyenkor az adminisztratív, egyszerűbb feladatokat.
Forrás: NOGUCHI x
