Ha a régi rendszer nem működik, újat kell kialakítani

Szinte közhelynek számít, hogy akkor lehetünk sikeresek a magánéletben és a munkában egyaránt, ha a két terület egyensúlyban van egymással. Mindannyian tudjuk, mégsem olyan egyszerű megvalósítani. A húr általában sokáig feszül, már-már pattanásig, de előfordul, hogy a felismerés még ekkor sem érkezik meg, csak akkor, amikor már baj van.

Fontos, hogy időben felismerjük az intő jeleket, és ne halogassuk a változtatást, hiszen egy jól működő rendszerben sem a szabadidő élményéről, sem a cégvezetés sikeréről nem kell lemondanunk.

„A vezetőt észrevétlenül maga alá gyűrheti a saját cége, ha nem teszi meg időben a szükséges lépéseket. Ha tisztában van azzal, hogy a pozíciójában mik ténylegesen az ő feladatai, könnyedén kiszűrheti, mennyi olyan teendő hárul rá mindezek mellett, ami más valaki hatáskörébe kellene, hogy tartozzon. Ha az összes feladat a vezető fejére hullik, működhet néhány évig, de a végeredménye elkerülhetetlenül az lesz, hogy egy idő után kiég” – hívta fel a figyelmet Dienes Martin, cégfejlesztési mentor, a DMA ponthu Kft. tulajdonos-ügyvezetője.

Fejjel a falnak

A csapatommal azt látjuk, hogy ma már, ha egy cégben nincs rendszer vagy elavult rendszerrel üzemel, nem jósolhat hosszú életet magának. Ugyanis a kaotikus üzletvitel vagy a cég leamortizálásához, végül megszűnéséhez vezet, ellenkező esetben a vállalkozás ugyan sikeresen szárnyal, de vezetője az irreális munkaidő és munkatempó következtében elveszíti kapcsolatát a külvilággal. Személyes kapcsolatai megromlanak, fizikailag, lelkileg megindul a mélypont felé.

„Azt gondolnánk, ha a siker megérkezett, onnantól minden pofonegyszerű. Ez koránt sincs így. Ha egy cég hirtelen hatalmas növekedésnek indul, a gyors fejlődés óriási fejetlenséghez vezethet. A növekedéssel ugyanis lépést kell tartani. Ha egy vezető ezt nem ismeri fel, cégében az idő- és kapacitáshiány miatt feszültté válhat a légkör, a teljesítések csúszhatnak, de odáig is fajulhat, hogy a régi rendszer működőképtelensége a cég megszűnését okozza. Mindegyikre láttam már példát” – jegyezte meg Dienes Martin.

A hatékonyság titka a megfelelő rendszer

Mindezt el lehet kerülni olyan új rendszerek felállításával, amelyek megnövekedett bevételnél és megnövekedett munkatársi létszámnál is működnek. A változtatás első és legfontosabb lépése a felismerés. Annak tudatosítása, hogy a jelenlegi állapot nem folytatódhat. A vezetőnek el kell fogadnia, hogy nincs szükség arra, hogy mindent egymaga végezzen, nem csak akkor működik a cég, ha mindent és mindenkit ő kontrollál, ő irányít. Nem ez az ő feladata.

„Miután megtörtént a felismerés, cselekedni kell. Változtatni a berögzült gondolkodásmódon, szokásokon, amelyek idáig vezettek. A nem annyira lényeges, mások által is elvégezhető feladatokat ki kell szervezni annak érdekében, hogy idő szabaduljon fel” – ismertette a cégfejlesztési mentor.
A felszabadult időt már fel lehet használni akár önállóan, akár szakértők támogatásával működőképes, új rendszerek kidolgozására.

„A rendszerek kidolgozása mindenkinél egyedi, de az alapja az, hogy a cégben zajló folyamatokat olyan pontosan írjuk le, amennyire csak lehet. Főként a fejleszteni kívánt területre érdemes nagyobb hangsúlyt fektetni. Gondoljuk át és részletesen határozzuk meg, hogy miként működne az a szegmens ideálisan és ahhoz milyen lépések megtétele szükséges” – részletezte a DMA ponthu Kft. tulajdonos-ügyvezetője.

A szakember azt tanácsolja, hogy az így kialakult rendszert fokozatosan, kis lépésekben ajánlatos elkezdeni alkalmazni, mert előfordulhat, hogy a változás a munkatársakat érzékenyen érinti, esetleg ellenállásba ütközik. Azonban, ha azt látják, hogy az új rendszer számukra is élhető és hatékonyabb működést eredményez, rövid időn belül partnerek lesznek benne.

„A munkatársaknak érezniük kell, hogy nem pluszfeladattal tervezzük terhelni őket, ellenkezőleg, könnyíteni szándékozunk a munkájukat. Hiszen mindenki szereti, ha pontosan tudja, mi a feladata, mit várnak el tőle, miért tartozik személyes felelősséggel. Ez biztonságérzetet ad” – tette hozzá a szakember, kiegészítve azzal, hogy a megvalósítás során szerzett tapasztalatokkal a rendszer újra és újra formálható, kiegészíthető, frissíthető, egészen a kívánt, optimális működésig.

Nincs idő halogatni!

Senki nem állítja, hogy egy hosszú évek óta megszokott rendszer könnyen megváltoztatható, viszont a cselekvés elkerülhetetlen. Aki belekezd, és céltudatosan végig viszi a folyamatot, azt tapasztalja majd, hogy mivel a munkatársai már pontosan fogják tudni a feladataikat, nem kell őket folyamatosan ellenőrizni, elegendő az esetlegesen felmerülő problémák feltérképezésében részt venni. Sokkal több idő jut azokra a dolgokra, amelyekkel egy vezetőnek ténylegesen foglalkoznia kell. Ilyen körülmények között egyszerűbb észrevenni a kínálkozó lehetőségeket, hiszen nem tereli el róluk más a figyelmet.

„Nem kell sok időt várni a pozitív változásokra. A csúszások elmaradnak, az elégedett, visszatérő ügyfelek újabb és újabb megbízásokat, magasabb profitot generálnak. A munkaerőfelvétel tudatosabban történik, az új munkatársak betanításának ideje lényegesen lerövidül. A csapatszellem is erősödik, az emberek békés légkörben végzik a feladatukat, nem kell attól tartani, hogy munkahelyváltásban gondolkodnának. És ami mindennek az egyik legalapvetőbb célja: a vezetőnek is lesz elegendő ideje arra, hogy a családjával, hobbijával foglalkozzon, minden olyannal, ami feltölti és nem lemeríti” – tudtuk meg Dienes Martintól.

Fotók (forrás: dma.hu)